Beispiel für die Datenlieferung aus Archiven 

Anhand eines Fallbeispiels wollen wir Ihnen aufzeigen, wie auch Ihr Archiv Teil der DDB werden kann. Über den allgemeinen Ablauf können Sie sich hier informieren.

Formaler und inhaltlicher Vorlauf

Das Stadtarchiv Musterstadt möchte seine Erschließungsinformationen und sein digitalisiertes Archivgut in der DDB und damit gleichzeitig im Archivportal-D recherchierbar machen. Die zuständige Mitarbeiterin Frau Aktenzeichen setzt sich daher mit der Fachstelle Archiv in Verbindung.

Das Stadtarchiv Musterstadt ist noch nicht bei der DDB registriert und meldet sich darum über das Registrierungsportal an. Neben Name und Standort des Archivs wird dabei die Internetadresse sowie die Archivsparte erfragt. Die Archivsparten orientieren sich an den acht Fachgruppen des VdA (Verband deutscher Archivarinnen und Archivare e.V.). Der Registrierungsvorgang erfolgt in wenigen Schritten und kostet Frau Aktenzeichen nur 5–10 Minuten. Das Formular kann sie beliebig oft aufrufen und Angaben zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit ergänzen oder ändern. Mit der Registrierung sind noch keine weiteren Verpflichtungen für das Stadtarchiv Musterstadt verbunden. Nachdem die Servicestelle den Eintrag geprüft hat, erscheint das Archiv auf der Kulturlandkarte der DDB und ist auch in der Archivübersicht des Archivportal-D auffindbar.

Frau Aktenzeichen macht sich nun an das Abarbeiten der weiteren Punkte, die sie detailliert auch nochmal auf den Seiten des Archivportal-D findet. Nachdem sie die Fachstelle Archiv kontaktiert hat, bekommt sie von dieser einen Link zu einem kurzen Online-Fragebogen geschickt, über den die DDB erste Informationen zu den Daten, die das Stadtarchiv Musterstadt liefern möchte – und ob diese an das Archivportal Europa und die Europeana weitergeliefert werden sollen –, erhebt. Erst wenn der ausgefüllte Fragebogen vorliegt, kann die Datenlieferung in den Ladeprozess bei der DDB eingeplant werden.

Außerdem leitet Frau Aktenzeichen den Kooperationsvertrag an die für die Unterzeichnung zuständige Stelle weiter; archivintern finden außerdem Überlegungen hinsichtlich der passenden Rechte und Lizenzen für die Metadaten bzw. digitalen Objekte statt.

Gerade hinsichtlich der Weitergabe der Daten an Europeana und das Archivportal Europa erinnert sich Frau Aktenzeichen daran, dass es wichtig wäre, die Metadaten als CC0 auszuzeichnen und so urheberrechtlich in die Gemeinfreiheit zu entlassen, damit sie an andere Portale weitergegeben werden können.

Datenclearing

Während der Kooperationsvertrag durch die städtische Verwaltung überprüft wird, ist es bereits möglich, mit der Lieferung von Testdaten zu beginnen. Frau Aktenzeichen klärt mit der Fachstelle Archiv, was die beste Liefermöglichkeit aus ihrer Archivsoftware wäre. Das Stadtarchiv Musterstadt nutzt eine einschlägige Archivsoftware, aber eine ältere Version, die noch keine Ausgabe im Standardlieferformat für archivische Datenlieferanten, EAD(DDB), bietet. Allerdings kann die vorhandene ältere Version ein anderes EAD-Profil ausgeben.

Datenlieferung

Frau Aktenzeichen liefert zur ersten Überprüfung ein paar ausgewählte, nicht zu große Testbestände, die möglichst alle Verzeichnungsformen und gegebenenfalls digitale Objekte beinhalten. Außerdem wird eine Beständeübersicht/Tektonik geliefert. Als Testdaten empfiehlt die Fachstelle Archiv, Datensätze zu liefern, die gut erschlossen sind, da diese eine Vielzahl unterschiedlicher Felder abdecken. Von Vorteil ist es auch, Bestände unterschiedlicher Materialientypen zu liefern, um so deren unterschiedliche Umsetzung kontrollieren zu können.

Die Fachstelle überprüft, ob die gelieferten Inhalte direkt verarbeitet werden können oder ob ein Mapping nach EAD(DDB) notwendig ist. Dabei werden Regeln für die Konvertierung der Daten erstellt, so dass die Inhalte den richtigen Elementen des Zielformats EAD(DDB) zugeordnet und in der DDB in den entsprechenden Feldern angezeigt werden. Die Fachstelle kommt zu dem Schluss, dass das Format mit Hilfe eines bereits vorhandenen Skripts für diesen Softwarehersteller nach EAD(DDB) umgewandelt werden kann.

Im Anschluss lädt die Fachstelle Archiv eine repräsentative Auswahl von Testdaten ins System und bittet Frau Aktenzeichen, die Präsentation ihrer Daten zu kontrollieren. Gemeinsam mit der Fachstelle Archiv werden die noch notwendigen Anpassungen vorgenommen.

Nachdem die Korrektur durchgeführt wurde, wird die Echtdaten-Lieferung von Frau Aktenzeichen per FTP an die Fachstelle Archiv übermittelt und daraufhin ins Echtsystem der DDB geladen. Da das Archivportal-D die gleiche Datenbasis wie die DDB nutzt, sind die Daten nun in beiden Portalen auffindbar.

Update-Prozesse

Da das Stadtarchiv Musterstadt vorhat, mehrere der gelieferten Beständen in Zukunft noch zu überarbeiten, interessiert sich Frau Aktenzeichen auch für Update-Prozesse und klärt mit der Servicestelle bzw. der Fachstelle ab, in welchen Intervallen eine Aktualisierung welcher Teile erfolgen soll.

Abschließend erhält das Archiv Musterstadt von der Fachstelle eine Erläuterung zum Data Preparation Tool, einem Transformationswerkzeug, das dem Archiv hilft, seine Daten selbst, etwa für Updates, einfach nach EAD(DDB) zu transformieren. Langfristig plant das Archiv Musterstadt aber eine Anschaffung der neuesten Datenbank-Version, die EAD(DDB) unterstützt, sodass der Transformationsprozess ganz entfallen wird.