Beispiel für die Datenlieferung aus Bibliotheken 

Anhand eines Fallbeispiels wollen wir Ihnen aufzeigen, wie auch Ihre Bibliothek Teil der DDB werden kann. Über den allgemeinen Ablauf können Sie sich hier informieren.

Gehen wir für unseren Fall davon aus, dass die Universitätsbibliothek von Musterstadt (UB Musterstadt) eine Reihe historischer botanischer Bücher digitalisiert hat und diese jetzt nicht nur auf der eigenen Seite, sondern auch über die DDB ihren Nutzern zur Verfügung stellen möchte. Die digitalisierten botanischen Bücher gehören zum Bestand der Teilbibliothek Botanik, die Metadaten der Bücher liegen in MARCXML vor.

Formaler und inhaltlicher Vorlauf

Im ersten Schritt muss sich die Universitätsbibliothek bei der DDB unverbindlich über ein Registrierungsportal anmelden. Der Registrierungsvorgang erfolgt in wenigen Schritten und kostet nur 5–10 Minuten. Bei der Registrierung können sich sowohl die Obereinrichtung, also die UB Musterstadt, als auch ihre Untereinrichtungen, hier die Teilbibliothek Botanik, registrieren. Nachdem die Servicestelle den Eintrag geprüft hat, erscheinen beide Bibliotheken auf der DDB-Kulturlandkarte und erhalten eine eigene Institutionenseite. Bei der Registrierung ist es wichtig anzugeben, ob die Bibliothek einen ISIL hat oder nicht. Sollte kein ISIL vorhanden sein, kann dieser beantragt werden.

Nach der Registrierung muss die UB Musterstadt mit der DDB einen Kooperationsvertrag schließen. In diesem wird die Übergabe der Rechte an den Metadaten und an den Derivaten (Vorschaubildern) geklärt. Der Vertrag wird mit der UB Musterstadt geschlossen und gilt für die UB und alle ihre Untereinrichtungen.

Danach folgt der Online-Fragebogen, für den Frau Muster einen Link von der Fachstelle Bibliothek zugeschickt bekommt. Dieser fragt die wichtigsten Informationen zu der zu liefernden Sammlung ab. Frau Muster, die in der Teilbibliothek Botanik mit der Digitalisierung der Bücher betraut ist, ist hierfür die Ansprechpartnerin. Sie und die Fachstelle Bibliothek arbeiten in den folgenden Schritten zusammen.

Frau Muster gibt im Online-Fragebogen an, dass es sich bei dem Bestand um 500 historische botanische Bücher handelt. Diese haben den Medientyp Text, die enthaltenen Bilder sind nicht separat erschlossen worden. Die Metadaten liegen in MARCXML vor, da dies das Datenformat des Bibliothekssystems ist, das die UB Musterstadt verwendet. Die Daten sollen über FTP geliefert werden. Mit Europeana hat die UB Musterstadt bisher keinen Kontakt, eine Lieferung an Europeana über die DDB wird gewünscht und deshalb bei der entsprechenden Frage im Online-Fragebogen „ja“ angekreuzt.

Nach Klärung der Formalia und einem ersten Überblick über die zu liefernde Sammlung kann nun die eigentliche Arbeit an den Daten beginnen.

Datenclearing

Frau Muster stellt eine Auswahl an Datensätzen zusammen, die als Testdatenset dienen können. Hierbei achtet sie darauf, möglichst alle vorkommenden Fälle in den Daten abzubilden. So sucht sie einige Monografien heraus, mehrbändige Werke sowie einige Beispiele für fortlaufende Sammelwerke. Da der Datenbestand mit 500 Büchern überschaubar ist, kommt so ein kleines Testdatenset von 50 Datensätzen zustande. Dieses schickt Frau Muster an die Fachstelle Bibliothek.

Nach einer ersten Einschätzung der Testdaten nimmt die Fachstelle Bibliothek die UB Musterstadt auf die Ingestplanung für das nächste Quartal auf. Mit der Ingestplanung, die jeweils vor Quartalsbeginn aktualisiert wird, werden die geplanten Einspielungen in die DDB für die nächsten drei Monate eingetaktet.

Frau Muster ist für die Absprachen der sogenannten providerspezifischen Mapping-Anpassungen weiter mit der Fachstelle Bibliothek in Kontakt. Die Lizenz bzw. der Rechtehinweis wurde ausgewählt; es ist auch klar, über welchen Link die Objekte auf der Seite der UB Musterstadt abgerufen werden können und es wurden Derivate für alle Bände geliefert, um in der DDB ein Vorschaubild anzeigen zu können.

Datenlieferung

Nun werden die von Frau Muster zusammengestellten Testdaten ins Testsystem der DDB geladen. Hier wird die Umsetzung von der Fachstelle Bibliothek geprüft und bei Unklarheiten weiter Rücksprache mit Frau Muster gehalten. Sie hat im Testsystem auch die Möglichkeit sich anzusehen, wie die Daten der botanischen Sammlung in der DDB aussehen werden.

Für die abschließende Qualitätssicherung ist die Servicestelle der DDB zuständig. Sie überprüft noch einmal, ob alle Anforderungen der DDB an Daten aus dem Bibliotheksbereich erfüllt worden sind. Nach der Freigabe durch die Servicestelle sind die Daten der UB Musterstadt in der DDB sichtbar.