Beispiel für eine Datenlieferung aus Bild-Mediatheken 

Anhand eines Fallbeispiels wollen wir Ihnen aufzeigen, wie auch Ihr Bildarchiv Teil der DDB werden kann. Über den allgemeinen Ablauf können Sie sich hier informieren.

Formaler und inhaltlicher Vorlauf

Das Fotoarchiv Musterbild präsentiert seine digitalen Bildbestände in einer Online-Datenbank und möchte sich kostenfrei an der DDB beteiligen. Nach ersten Recherchen auf DDBpro tritt die zuständige Mitarbeiterin Frau Bildmuster mit der zuständigen Fachstelle Mediathek-Fotografie in Kontakt.

Hier erfährt Frau Bildmuster, dass sich das Fotoarchiv Musterbild in einem ersten Schritt über ein Webportal bei der DDB registrieren muss. Der Registrierungsvorgang erfolgt in wenigen Schritten und kostet Frau Bildmuster nur 5–10 Minuten. Das Formular kann sie beliebig oft aufrufen und Angaben zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit ergänzen. Mit der Registrierung sind noch keine weiteren Verpflichtungen für das Fotoarchiv Musterbild verbunden. Nachdem die Servicestelle den Eintrag geprüft hat, erscheint das Archiv auf der Kulturlandkarte der DDB.

Die Fachstelle informiert Frau Bildmuster, dass neben der Registrierung auch die Angabe des ISIL nötig ist. ISILs (International Standard Identifier for Libraries and Related Organizations) werden zur eindeutigen Identifizierung von Bibliotheken, Archiven, Museen und verwandten Einrichtungen in regionalen Verbunddatenbanken, dem Leihverkehr und anderen Anwendungen eingesetzt. Da das Fotoarchiv Bildmuster noch nicht über einen ISIL verfügt, beantragt Frau Bildmuster diesen mittels Webformular auf der Webseite der deutschen ISIL-Agentur, sie benötigt dafür nur wenige Minuten.

Den Kooperationsvertrag, der die rechtliche Grundlage für die Datenlieferung an die DDB darstellt, kann sich Frau Bildmuster hier herunterladen. Sie leitet ihn zur Unterschrift an die Verantwortliche des Fotoarchives Musterbild weiter.

In diesem Zusammenhang überlegt Frau Bildmuster zusammen mit der Verantwortlichen, welche Rechte und Lizenzen einerseits für die Metadaten und andererseits für die digitalen Objekte passend sind. Das Fotoarchiv Musterbild möchte neben der DDB auch an das übergeordnete Portal Europeana liefern, in diesem Fall ist es nötig – anders als bei der DDB – , dass die Metadaten (nicht die digitalen Objekte) mit der CC0-Auszeichnung versehen werden. Auf der deutschsprachigen Übersicht der Webseite von Creative Commons informiert sich Frau Bildmuster über diese Auszeichnung.

Für die Lizenzierung der digitalen Objekte kann das Fotoarchiv Musterbild aus unterschiedlichen Lizenzen und Rechtekennzeichnungen die passende auswählen.

Schließlich wird Frau Bildmuster gebeten, einen Online-Fragebogen auszufüllen, mit dem sie einen Überblick über Art und Anzahl der digitalen Bestände und digitalisierten Objekte des Fotoarchives Musterbild gibt. Damit sie auf den Online-Fragebogen zugreifen kann, bekommt sie einen Link von der Fachstelle geschickt.

Frau Bildmuster gibt im Fragebogen an, dass es sich bei den Daten, die sie der DDB liefern möchte, um einen Bestand von 2.500 Aufnahmen von Reisefotografen aus dem frühen 20. Jahrhundert handelt, sie gehören zum Medientyp Bild. Die Daten liegen im Format HiDA-MIDAS vor. Gewünscht wird eine Lieferung der Daten über den FTP-Server der DDB, eine Lieferung an die Europeana über die DDB soll auch erfolgen.

Um die Arbeiten zu beschleunigen, haben sich Frau Bildmuster und die Fachstelle Mediathek-Fotografie schon während des formalen Vorlaufs auf die Lieferung von Testdaten geeinigt, womit die Arbeit an den eigentlichen Daten, das Datenclearing, bereits parallel starten konnte.

Datenclearing

Frau Bildmuster hatte der Fachstelle Mediathek-Fotografie schon mitgeteilt, dass die Daten des Fotoarchivs Musterbild im Format HiDA-MIDAS vorliegen, also noch nicht dem Standardlieferformat für die DDB – LIDO – entsprechen. Der Fachstelle steht ein Tool zur Verfügung, das die Daten in das erforderliche LIDO-Format umwandelt.

Die Fachstelle Mediathek-Fotografie empfiehlt Frau Bildmuster für das Testdatenset Datensätze zu verwenden, die besonders gut erschlossen sind, da diese eine Vielzahl unterschiedlicher Felder abdecken. Frau Bildmuster weiß, dass es weiterhin von Vorteil ist, Bestände unterschiedlicher Materialientypen in die Testdaten zu integrieren, um so deren unterschiedliche Umsetzung kontrollieren zu können. Frau Bildmuster stellt nach diesen Vorgaben ca. 100 Verzeichnungseinheiten zusammen.

Bei der Kontrolle der Testdaten überprüft die Fachstelle Mediathek-Fotografie, ob alle gelieferten Inhalte beim Ladeprozess der DDB berücksichtigt wurden. Dabei stellt sie fest, dass die Standortangaben, also die Aufnahmeorte der Fotografien, nicht angezeigt werden.

Es ist also ein konzeptionelles Mapping zu den entsprechenden Feldern in LIDO nötig, das diese Anpassung berücksichtigt. Dabei werden von der Fachstelle Regeln für die Umwandlung der Daten erstellt, so dass die Inhalte in den richtigen Elementen des Zielformats stehen und in der DDB in den entsprechenden Feldern angezeigt werden.

Nun werden die Testdaten erneut geladen. Frau Bildmuster hat nun die Gelegenheit, sich anzusehen, wie die Daten der Reisefotografien auf der DDB-Webseite aussehen werden. Falls nötig können weitere Korrekturen vorgenommen werden.

Parallel dazu nimmt die Fachstelle Mediathek-Fotografie das Fotoarchiv Musterbild in die Ingestplanung für das nächste Quartal auf. Mit der Ingestplanung, die jeweils vor Quartalsbeginn aktualisiert wird, werden die vorgesehenen Einspielungen in die DDB für die nächsten drei Monate eingeplant.

Nachdem Frau Bildmuster und die Fachstelle Mediathek-Fotografie mit der Präsentation der Daten einverstanden sind, lädt Frau Bildmuster die gesamte Echtdatenlieferung auf den FTP-Server der DDB hoch. Für die abschließende Qualitätssicherung ist die Servicestelle der DDB zuständig. Sie überprüft noch einmal im Testsystem, ob alle Anforderungen der DDB an die Daten erfüllt worden sind. Nach der Freigabe durch die Servicestelle werden die Daten des Fotoarchivs Musterbild in das Produktivsystem der DDB geladen und sind somit online verfügbar.

Update-Prozesse

Da der digitale Bestand des Fotoarchivs Musterbild kontinuierlich anwächst und der zu liefernde Bestand noch einigen Korrekturen unterliegt, bespricht Frau Bildmuster mit der Fachstelle Mediathek-Fotografie, dass einmal jährlich über eine OAI-PMH-Schnittstelle der gesamte Bestand aktualisiert werden soll. Die Fachstelle Mediathek gibt diese Information an die Servicestelle der DDB weiter und steht Frau Bildmuster auch für nachfolgende Fragen zu den Update-Prozessen weiter zur Verfügung.

Lieferung an Europeana

Im Online-Fragebogen hatte Frau Bildmuster angegeben, dass das Fotoarchiv Musterbild noch keinen Kontakt zur Europeana hat, eine Lieferung der digitalen Objekte an Europeana über die DDB aber wünscht. Die Fachstelle Mediathek betont noch einmal, dass es bei der Lieferung der Daten an die Europeana – im Gegensatz zur Lieferung an die DDB – nötig ist, dass die Metadaten (nicht die digitalen Objekte) mit der CC0-Auszeichnung versehen sind. Diese Auszeichnung besagt, dass die Metadaten unter keinerlei Urheberrechtsschutz oder verwandten Schutzrechten stehen und somit gemeinfrei sind. Die Metadaten dürfen demnach kopiert, verändert, verbreitet und kommerziell genutzt werden, ohne dass dafür eine Erlaubnis eingeholt werden müsste. Frau Bildmuster muss dies noch mit der Verantwortlichen des Fotoarchivs Musterbild besprechen. Nachdem sie ihre Zustimmung erhalten hat, schickt sie eine entsprechende Nachricht an die Fachstelle Mediathek-Fotografie. Um die Weitergabe der Daten an Europeana kümmert sich dann die Servicestelle der DDB, Frau Bildmuster entsteht kein weiterer Arbeits- oder Kostenaufwand.