Beispiel für eine Datenlieferung aus Museen 

Anhand eines Fallbeispiels wollen wir Ihnen aufzeigen, wie auch Ihr Museum Teil der DDB werden kann. Über den allgemeinen Ablauf können Sie sich hier informieren.

Formaler und inhaltlicher Vorlauf

Das Museum Neustadt präsentiert die Objekte seiner Sammlung in einer Online-Datenbank oder plant, in naher Zukunft Objektdaten online zu stellen. Dies eröffnet die Möglichkeit, kostenfrei an der DDB teilzunehmen.

Per E-Mail wendet sich das Museum Neustadt an die Fachstelle Museum der DDB. Hier erfährt es, dass zunächst eine Registrierung notwendig ist. Der Registrierungsvorgang erfolgt in wenigen Schritten über ein Webportal und kostet nur 5–10 Minuten. Das Formular kann beliebig oft aufrufen werden, Angaben können zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit ergänzt werden. Mit der Registrierung sind noch keine weiteren Verpflichtungen für das Museum Neustadt verbunden. Nachdem die Servicestelle den Eintrag geprüft hat, erscheint das Museum auf der Kulturlandkarte der DDB.

Nach der Registrierung werden dem Museum von der Fachstelle ein Link zu einem Online-Fragebogen, ein Formular (zum Umgang mit den Metadaten) sowie der Kooperationsvertrag zugesandt. Vertrag und Fragebogen sowie die Klärung der Lizenzfrage sind nun mit dem Verantwortlichen der Einrichtung, ggf. dem Träger zu besprechen. Im Online-Fragebogen wird unter anderem abgefragt, ob das Museum Neustadt seine Daten über die DDB auch an die Europeana liefern möchte. Im Gegensatz zur DDB ist in diese Falle erforderlich, dass die Daten (also die Metadaten, nicht die digitalen Objekte) mit der CC0-Auszeichnung versehen sind, d.h. für jeden frei bearbeitbar und sowohl privat als auch kommerziell nutzbar sind. Eine Klärung dieser Frage muss jedoch nicht zum jetzigen Zeitpunkt erfolgen.

Datenclearing und Datenlieferung

Die Fachstelle Museum nimmt spätesten jetzt mit dem Museum Neustadt Kontakt auf. Es wird einerseits der Online-Fragebogen besprochen, um festzustellen, wie viele Datensätze und Medien in welchen Formaten vom Museum zur Verfügung gestellt werden sollen. Außerdem erörtern Fachstelle und Museum zusammen die verschiedenen Optionen der Datenlieferung. Hier gibt es verschiedene Szenarien:

  • Das Museum verfügt über ein Online-Angebot seiner Objektdaten und ist in der Lage, einen umfangreichen LIDO-Export zu realisieren.

Die Fachstelle Museum wird diesen Export auf die Verwendbarkeit für die von der DDB verwendeten LIDO-Elemente und Anwendungsrichtlinien (DDB-LIDO) prüfen und ggf. einen Testimport in die Wege leiten.
Das Museum kann seine Daten im Testsystem der DDB überprüfen. Nachdem es mit ihnen zufrieden ist, liefert es die Echtdaten.

Diese Echtdaten werden in die DDB eingespielt, es werden also die Metadaten für die Suche indexiert und für die Präsentation in der DDB eingelesen. Dabei speichert die DDB die größte im LIDO-Export definierte Bilddatei auf ihrem eigenen Server. Alle kleineren, für die Präsentation notwendigen Bilddateien werden von der DDB daraus berechnet und die gelieferte, größere Datei wieder gelöscht. Ebenso werden ggfs. gelieferte Ton- oder Videodateien in der für die Präsentation bestmöglichen Qualität auf dem DDB-Server gespeichert.

  • Das Museum verfügt über ein Online-Angebot seiner Objektdaten. Es ist aber nicht in der Lage, einen umfangreichen LIDO-Export zu realisieren.

Die Fachstelle wird mit dem Museum die Optionen der Lieferung klären und die Daten in LIDO umwandeln. Grundsätzlich ist die Verarbeitung von CSV- und Excel-Tabellen ebenso möglich wie XML-Exporte, die nicht nach den Vorgaben von LIDO definiert sind.

  • Das Museum verfügt über kein Online-Angebot seiner Objektdaten.

Hier ist zunächst zu klären, welche Möglichkeiten der Onlinestellung bestehen. Denkbar wäre ein Datenhosting durch die DDB bzw. die Beteiligung an bestehenden Museumsplattformen.

Für das Museum Neustadt, das seine Sammlung online präsentiert und diese auch als LIDO-Export liefern kann, ist das erste Szenario das passende. Es schickt seine Testdaten an die Fachstelle Museum, die prüft, ob die DDB-Mindestanforderungen für Metadaten erfüllt werden und ob die Daten eine fachgerechte Präsentation der Museumsobjekte in der DDB ermöglichen. Die DDB liest die Testdaten nun in ein Testsystem ein, wo sie vom Museum Neustadt überprüft werden. Sobald das Museum die Freigabe erteilt, werden die Echtdaten in die DDB eingespielt. Dazu werden die vom Museum gelieferten Daten entsprechend den oben beschriebenen Verfahren behandelt und in die DDB eingelesen: Die Objektdaten des Museums Neustadt sind in der DDB!

Update-Prozesse

Tagtäglich entstehen im Museum Neustadt allerdings neue, online verfügbare Objektdatensätze. Abhängig vom Umfang der neuen Daten werden zwischen dem Museum und der DDB ein Update-Zyklus und ein Update-Verfahren vereinbart. Dabei können die Daten über die Fachstelle Museum und über den FTP-Server der DDB für Updates bereitgestellt werden. Die Fachstelle Museum steht dem Museum Neustadt auch hierfür zur Verfügung.