Beispiel für eine Datenlieferung (Mediathek-Ton) 

Anhand eines Fallbeispiels wollen wir Ihnen aufzeigen, wie auch Ihr Tonarchiv Teil der DDB werden kann. Über den allgemeinen Ablauf können Sie sich hier informieren.

Formaler und inhaltlicher Vorlauf

Das Tonarchiv Musterklang präsentiert seine digitalen Audiomaterialien in einer Online-Datenbank und möchte sich kostenfrei an der DDB beteiligen. Nach einer ersten Recherche auf DDBpro tritt die zuständige Mitarbeiterin Frau Tonmuster mit der zuständigen Fachstelle Mediathek-Ton in Kontakt.

Hier erfährt Frau Tonmuster, dass sich das Tonarchiv Musterklang in einem ersten Schritt über ein Webportal bei der DDB registrieren muss. Der Registrierungsvorgang erfolgt in wenigen Schritten und kostet Frau Tonmuster nur 5–10 Minuten. Das Formular kann sie beliebig oft aufrufen und Angaben zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit ergänzen. Mit der Registrierung sind noch keine weiteren Verpflichtungen für das Tonarchiv Musterklang verbunden. Nachdem die Servicestelle den Eintrag geprüft hat, erscheint das Archiv auf der Kulturlandkarte der DDB.

Die Fachstelle Mediathek-Ton informiert Frau Tonmuster, dass neben der Registrierung auch die Angabe des ISIL nötig ist. ISILs (International Standard Identifier for Libraries and Related Organizations) werden zur eindeutigen Identifizierung von Bibliotheken, Archiven, Museen und verwandten Einrichtungen in regionalen Verbunddatenbanken, dem Leihverkehr und anderen Anwendungen eingesetzt. Da das Tonarchiv Musterklang noch nicht über einen ISIL verfügt, beantragt Frau Tonmuster diesen mittels Webformular auf der Webseite der deutschen ISIL-Agentur, sie benötigt dafür ebenfalls nur 5–10 Minuten.

Den Kooperationsvertrag, der die rechtliche Grundlage für die Datenlieferung an die DDB darstellt, kann sich Frau Tonmuster hier herunterladen. Sie leitet ihn zur Unterschrift an die Verantwortliche des Tonarchives Musterklang weiter.

In diesem Zusammenhang überlegt Frau Tonmuster zusammen mit der Verantwortlichen, welche Rechteauszeichnungen für die digitalen Objekte und Metadaten passend sind. Das Tonarchiv Musterklang möchte neben der DDB auch an das übergeordnete Portal Europeana liefern, in diesem Fall ist es nötig – anders als bei der DDB – , dass die Metadaten (nicht die digitalen Objekte) mit der CC0-Auszeichnung versehen werden. Auf der deutschsprachigen Übersicht der Website von Creative Commons informiert sich Frau Tonmuster über diese Auszeichnung.

Für die Rechteauszeichnung der digitalen Objekte kann das Tonarchiv Musterklang aus unterschiedlichen Lizenzen und Rechtehinweisen, die in der DDB Verwendung finden, die passende Lizenz oder den passenden Rechtehinweis auswählen.

Schließlich wird Frau Tonmuster gebeten, einen Online-Fragebogen auszufüllen, mit dem sie einen Überblick über Art und Anzahl der digitalen Bestände und digitalisierten Objekte des Tonarchives Musterklang gibt.

Frau Tonmuster gibt im Fragebogen an, dass es sich um einen Bestand von 2.500 digitalisierten Schellackplatten aus dem frühen 20. Jahrhundert handelt. Sie gehören zum Medientyp Ton. Die Daten werden in einem proprietären Format erfasst und können als CSV-Datei exportiert werden. Gewünscht wird eine Lieferung der Daten über  FTP-Server, eine Lieferung an die Europeana über die DDB soll erfolgen.

Während des gesamten formalen Vorlaufs, der mit der Unterzeichnung des Kooperationsvertrages abgeschlossen wird, stehen Frau Tonmuster die Fachstelle Mediathek-Ton, die Servicestelle sowie die Geschäftsstelle der DDB für Rückfragen zur Verfügung. Um die Arbeiten zu beschleunigen, haben sich Frau Tonmuster und die Fachstelle Mediathek-Ton schon während des formalen Vorlaufs auf die Lieferung von Testdaten geeinigt, wodurch der Prozess des Datenclearings bereits parallel starten konnte.

Datenclearing

Frau Tonmuster hatte der Fachstelle Mediathek-Ton bereits mitgeteilt, dass die Daten des Tonarchivs Musterklang in einem proprietären Erfassungsformat als CSV-Export vorliegen, also noch nicht dem Standardlieferformat für die DDB – ESE – entsprechen. Der Fachstelle Mediathek-Ton steht ein Tool zur Verfügung, das die Daten nach ESE konvertiert.

Die Fachstelle Mediathek-Ton empfiehlt Frau Tonmuster, für das Testdatenset Datensätze zu verwenden, die besonders gut erschlossen sind, da diese eine Vielzahl unterschiedlicher Felder abdecken. Frau Tonmuster weiß, dass es weiterhin von Vorteil ist, Bestände unterschiedlicher Materialientypen in die Testdaten zu integrieren, um so deren unterschiedliche Umsetzung in der DDB kontrollieren zu können. Frau Tonmuster stellt nach diesen Vorgaben ca. 50 Verzeichnungseinheiten zu einem Testdatenset zusammen.

Bei der Kontrolle der Testdaten im Testsystem der DDB überprüft die Fachstelle Mediathek-Ton zusammen mit Frau Tonmuster, ob alle gelieferten Inhalte beim Ladeprozess berücksichtigt werden. Dabei stellen sie fest, dass die Aufnahmedaten nicht angezeigt werden.

Beim zugrunde liegenden konzeptionellen Mapping der entsprechenden Felder in ESE wird diese Anpassung berücksichtigt. Dabei werden von der Fachstelle Regeln für die Konvertierung der Daten erstellt, so dass die Inhalte in die richtigen Elemente des Zielformats der DDB überführt und im DDB-Portal in den entsprechenden Feldern angezeigt werden.

Nun werden die Testdaten erneut geladen. Frau Tonmuster hat noch einmal Gelegenheit, sich anzusehen, wie die Daten der Schellackplatten in der DDB-Website aussehen werden. Falls nötig können weitere Korrekturen vorgenommen werden.

Parallel dazu nimmt die Fachstelle Mediathek-Ton das Tonarchiv Musterklang in die Ingestplanung für das nächste Quartal auf. Mit der Ingestplanung, die jeweils vor Quartalsbeginn aktualisiert wird, werden die vorgesehenen Einspielungen in die DDB für die nächsten drei Monate eingeplant.

Wenn Frau Tonmuster und die Fachstelle Mediathek-Ton mit der Präsentation der Daten zufrieden sind, übermittelt Frau Tonmuster alle Echtdaten an die Fachstelle Mediathek-Ton. Diese veranlasst das Einspielen in die DDB. Für die abschließende Qualitätssicherung ist die Servicestelle der DDB zuständig. Sie überprüft noch einmal im Testsystem, ob alle Anforderungen der DDB an die Daten erfüllt worden sind. Nach der Freigabe durch die Servicestelle werden die Daten des Tonarchivs Musterklang in das Produktivsystem der DDB geladen und sind somit online verfügbar.

Update-Prozesse

Da der digitale Bestand des Tonarchivs Musterklang kontinuierlich anwächst und der zu liefernde Bestand noch einigen Korrekturen unterliegt, bespricht Frau Tonmuster mit der Fachstelle Mediathek-Ton, dass einmal jährlich über eine OAI-PMH-Schnittstelle der gesamte Bestand aktualisiert werden soll. Die Fachstelle Mediathek-Ton gibt diese Information an die Servicestelle der DDB weiter und steht Frau Tonmuster auch für nachfolgende Fragen zu den Upload-Prozessen weiter zur Verfügung.

Lieferung an Europeana

Im Online-Fragebogen hatte Frau Tonmuster angegeben, dass das Tonarchiv Musterklang noch keinen Kontakt zur Europeana hat, eine Lieferung der digitalen Objekte an Europeana über die DDB aber wünscht. Die Fachstelle Mediathek-Ton betont noch einmal, dass es bei der Lieferung der Daten an die Europeana – im Gegensatz zur DDB – nötig ist, dass die Metadaten (nicht die digitalen Objekte) mit der CC0-Auszeichnung versehen sind. Diese Auszeichnung besagt, dass die Metadaten unter keinerlei Urheberrechtsschutz oder verwandten Schutzrechten stehen und somit gemeinfrei sind. Die Metadaten dürfen demnach kopiert, verändert, verbreitet und kommerziell genutzt werden, ohne dass dafür eine Erlaubnis eingeholt werden müsste. Frau Tonmuster muss dies noch mit der Verantwortlichen des Tonarchivs Musterklang besprechen. Nachdem sie ihre Zustimmung erhalten hat, schickt sie eine entsprechende Nachricht an die Fachstelle Mediathek-Ton. Um die Weitergabe der Daten an Europeana kümmert sich dann die Servicestelle der DDB, Frau Tonmuster entsteht kein weiterer Arbeits- oder Kostenaufwand.