Anhand eines Fallbeispiels möchten wir Ihnen aufzeigen, wie auch Ihre Bibliothek Teil der Deutschen Digitalen Bibliothek werden kann.
Gehen wir für unseren Fall davon aus, dass die Universitätsbibliothek von Musterstadt (UB Musterstadt) historische botanische Bücher digitalisiert hat und diese jetzt nicht nur auf der eigenen Webpräsenz, sondern auch über die Deutsche Digitale Bibliothek ihren Nutzer:innen zur Verfügung stellen möchte. Die digitalisierten botanischen Bücher gehören zum Bestand der Teilbibliothek Botanik, die Metadaten der Bücher liegen in MARCXML vor.
Formaler und inhaltlicher Vorlauf
Im ersten Schritt muss sich die Universitätsbibliothek bei der Deutschen Digitalen Bibliothek unverbindlich über das Registrierungsportal anmelden. Der Registrierungsvorgang erfolgt in wenigen Schritten und dauert nur 5–10 Minuten. Bei der Registrierung können sich sowohl die Obereinrichtung, also die UB Musterstadt, als auch ihre Untereinrichtungen, hier die Teilbibliothek Botanik, registrieren. Nachdem die Servicestelle der Deutschen Digitalen Bibliothek den Eintrag geprüft hat, erscheinen beide Bibliotheken auf der Kulturlandkarte und erhalten eine eigene Institutionenseite. Bei der Registrierung ist es wichtig anzugeben, ob die Bibliothek bereits einen ISIL hat. Sollte kein ISIL vorhanden sein, muss dieser beantragt werden.
Nach der Registrierung muss die UB Musterstadt mit der Deutschen Digitalen Bibliothek einen Kooperationsvertrag schließen. In diesem wird die Übergabe der Rechte an den Metadaten und an den Derivaten (Vorschaubildern) geklärt. Der Vertrag wird mit der UB Musterstadt geschlossen und gilt für die UB und alle ihre Untereinrichtungen.
Danach erfragt die Fachstelle Bibliothek mittels eines Fragebogens Informationen zu den Lieferdaten. Frau Muster, die in der Teilbibliothek Botanik mit der Digitalisierung der Bücher betraut ist, ist hierfür die Ansprechpartnerin. Sie und die Fachstelle Bibliothek arbeiten in den folgenden Schritten zusammen.
Frau Muster gibt im Fragebogen an, dass es sich bei dem Bestand um 500 historische botanische Bücher handelt. Diese haben den Medientyp Text, die enthaltenen Bilder sind nicht separat erschlossen worden. Die Metadaten liegen in MARCXML vor, da dies das Datenformat des Bibliothekssystems ist, das die UB Musterstadt verwendet. Die Daten sollen über eine OAI-Schnittstelle geliefert werden. Mit Europeana hat die UB Musterstadt bisher keinen Kontakt, eine Lieferung an Europeana über die Deutsche Digitale Bibliothek wird aber gewünscht und deshalb bei der entsprechenden Frage im Online-Fragebogen „ja“ angekreuzt.
Nach Klärung der Formalia und der grundlegenden Fragen zu den Lieferdaten kann die eigentliche Arbeit beginnen.
Datenclearing
Frau Muster teilt der Fachstelle Bibliothek die URL der OAI Schnittstelle der UB Musterstadt mit und den Code des Sets sowie das Metadatenprefix, das geharvestet werden soll.
Im Folgenden werden die Daten von der Fachstelle Bibliothek abgerufen, vorprozessiert und analysiert. Frau Muster bekommt einen Analysereport für die Datenlieferung als PDF sowie eine Excel-Tabelle zugeschickt, in der jeder Fehler und alle betroffenen Datensätze so erfasst sind, dass eine Korrektur der Datensätze erleichtert wird. Einen Beispiel-Report mit allen möglichen Meldungen finden Sie hier.
In der Validierung der Fachstelle Bibliothek werden vier Fehlerlevel unterschieden, nur das “rote” Fehlerlevel verhindert eine Weiterprozessierung der Daten. Einige Anpassungen an den Daten können automatisiert durch die Fachstelle vorgenommen werden, andere Abweichungen der Daten von den Deutsche Digitale Bibliothek Profilen führen u. U. einfach dazu, dass Elemente nicht oder leicht abgeändert in der Deutsche Digitale Bibliothek angezeigt werden können.
Datenlieferung
Die Daten, die die Validierung passiert haben, werden weiterprozessiert und ins Testsystem der Deutschen Digitalen Bibliothek geladen. Die Fachstelle Bibliothek prüft die Umsetzung und hält bei Unklarheiten Rücksprache mit Frau Muster. Sie hat auch die Möglichkeit, sich selbst im Testsystem anzusehen.
Für die abschließende Qualitätssicherung ist die Servicestelle der Deutschen Digitalen Bibliothek zuständig. Sie überprüft noch einmal, ob alle Anforderungen der Deutschen Digitalen Bibliothek an Daten aus dem Bibliotheksbereich erfüllt worden sind. Nach der Freigabe durch die Servicestelle sind die Daten der UB Musterstadt in der Deutschen Digitalen Bibliothek sichtbar.
