Fachstelle Archiv

Schicken Sie uns Ihre Daten einfach über den von Ihnen bevorzugten Weg, beispielsweise per Mail, über eine Cloud-Anwendung, Datentransfer-Plattform oder einen FTP-Server. Bei Bedarf können wir Ihnen eine entsprechende Möglichkeit zur Datenablage bereitstellen. Kontaktieren Sie uns!

Das Lieferformat für Archivdaten ist EAD(DDB). Die bekannten Archivsoftwares beziehungsweise Archivfachinformationssysteme bieten in ihrer aktuellen Version einen Export in diesem Datenformat an. Für die Beständeübersicht wird die sogenannte EAD(DDB)-Tektonikdatei benötigt, für die zu veröffentlichenden Bestände jeweils pro Bestand die entsprechende EAD(DDB)-Findbuchdatei. Bei allen Fragen zum Datenexport nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf.

Bevorzugt wird die Lieferung in EAD(DDB). Da einzelne, insbesondere ältere Software-Versionen der marktgängigen Archivsoftwares dieses Format (noch) nicht unterstützen, werden wir allerdings im Rahmen unserer Ressourcen auch versuchen, Ihre Daten aus einem anderen Formaten nach EAD(DDB) zu transformieren. Bei allen Fragen zum Datenexport nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf.

Digitalisate sind nicht verpflichtend. Der Schwerpunkt der Archive in der Deutschen Digitalen Bibliothek und des Archivportal-D ist ein Überblick über das in deutschen Archiven vorhandene Archivgut. Das sind in erster Linie die Erschließungsinformationen. Gerne können Sie bei uns auch (beispielsweise als erster Schritt für eine Teilnahme) eine reine Beständeübersicht ohne Digitalisate und Findbücher veröffentlichen. Idealerweise möchten Sie bei uns neben der Beständeübersicht darüber hinaus auch die Findbücher zu Ihren archivrechtlich „freien“ Beständen veröffentlichen. Natürlich ist aber auch eine Auswahl einzelner Bestände möglich. Die zusätzliche Lieferung von Digitalisaten zu einzelnen Findbüchern ist jederzeit möglich, aber nicht verpflichtend.

Legen Sie ein Konto in der Registrierung der Deutschen Digitalen Bibliothek an und kontaktieren Sie Servicestelle, um Ihr Konto für Ihre Institution freischalten zu lassen. Danach können Sie die Angaben zu Ihrer Institution jederzeit selbst ändern. Tipp: Ein Logo und ein kurzer Infotext hilft den Nutzer*innen im Portal!

Die Registrierung finden Sie unter: https://registrierung.deutsche-digitale-bibliothek.de

Wenden Sie sich für die Freischaltung an die Servicestelle. Auch bei Problemen oder Fragen hilft Ihnen die Servicestelle gerne weiter.

Wenden Sie sich bei allen Fragen zur Beteiligung an der Deutschen Digitalen Bibliothek und dem Archivportal-D an die Fachstelle Archiv. Einen ersten Überblick über technische und organisatorische Schritte erhalten Sie unter Werden Sie ein Teil der Deutschen Digitalen Bibliothek.

Bei allen Fragen zu den Themenportalen im Archivportal wenden Sie sich an: apd-themenportale [at] la-bw.de (apd-themenportale[at]la-bw[dot]de)

Für urheber- und nutzungsrechtlich unbedenkliche Digitalisate (wie sie in der Regel in Archiven vorhanden sind) empfehlen wir die Bereitstellung in der Public Domain. Hat Ihr Archiv die Rechte an den Digitalisaten, können jedoch natürlich auch Creative Commons-Lizenzen vergeben werden. Für andere individuelle rechtliche Einschränkungen oder Hinweise zu Ihren Digitalisaten können auch individuell in Absprache mit Ihnen entsprechende Rechteinformationen hinterlegt werden. Im Gegensatz zu den Digitalisaten werden Ihre Erschließungsdaten von uns grundsätzlich mit der Creative Commons CC0 Public Domain Dedication ausgezeichnet.

Eine Auflistung aller in der Deutschen Digitalen Bibliothek anwendbaren Rechtsstatus, Lizenzen und Rechtehinweise finden Sie unter Lizenzen und Rechtehinweise. Bei Fragen zu Rechte- und Lizenzangaben nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf.

Die vollständige Dokumentation des Lieferformats EAD(DDB) inklusive einer Einführung finden Sie unter: https://wiki.deutsche-digitale-bibliothek.de/x/hBIiAQ

Sie haben aktuell drei verschiedene Möglichkeiten, Digitalisate an uns zu liefern:

1. Sie schicken uns die Dateien der Digitalisate gemeinsam mit Ihren Daten zu. Die Dateinamen der Digitalisate sollten die ID oder vollständige Signatur der jeweils zugehörigen Archivalien enthalten, um die Digitalisate den zugehörigen Erschließungsinformationen zuzuordnen.
2. Sie haben Ihre Digitalisate bereits online gestellt, beispielsweise in Ihrem eigenen Onlinefindmittel oder auf Ihrer Archivwebseite: In diesem Fall genügt in den Erschließungsinformationen der Link zu den bereits online bereitgestellten Digitalisaten.
3. Sie haben Ihre Digitalisate gemeinsam mit einer zugehörigen METS-Datei online gestellt (zum Beispiel, weil die Digitalisate bereits in einem anderen Portal, bei einer Universitätsbibliothek o.ä. online stehen und/oder weil sie den DFG-Viewer nutzen): In diesem Fall genügt in den Erschließungsinformationen der Link zur bereits online bereitgestellten METS-Datei.

Die Liefermöglichkeiten für Digitalisate unterscheiden sich zum Teil sehr stark, abhängig von der verwendeten Archivsoftware. Nehmen Sie daher für die Lieferung von Digitalisaten unbedingt Kontakt mit uns auf.